Comment j’ai accompagné une dirigeante vers plus de sérénité ?

En tant qu’assistant administratif indépendant basé à Pau (64), j’interviens régulièrement auprès d’entrepreneurs, de TPE et de centres de formation pour les aider à structurer leur organisation interne. L’un de mes accompagnements les plus marquants a été celui réalisé auprès d’un centre de formation certifié Qualiopi, en forte croissance, implanté dans le Béarn.

Dans cet article, je vous partage les coulisses de cette mission, ses enjeux, les actions mises en place, et les résultats concrets obtenus.

Le contexte : un centre de formation en pleine croissance, mais débordé

Le client que j’ai accompagné est un centre de formation implanté à Pau, dans le département du 64. Porté par une fondatrice dynamique et passionnée, le centre proposait des formations dans le domaine de l’accompagnement et connaissait une forte augmentation du nombre d’apprenants. Un vrai succès entrepreneurial !

Mais cette croissance rapide a aussi révélé des dysfonctionnements administratifs :

• Des process flous, voire inexistants

• Une surcharge de travail pour la dirigeante

• Des documents éparpillés entre plusieurs outils

• Une pression croissante liée à la certification Qualiopi et aux contrôles des OPCO

C’est dans ce contexte qu’elle a fait appel à moi, en tant qu’assistant administratif indépendant, pour l’aider à reprendre le contrôle sur son organisation.

Ma mission : structurer l’administratif de A à Z

Mon rôle dans ce projet a été celui d’un véritable bras droit administratif. Mon objectif : faire gagner du temps à la dirigeante, l’aider à structurer ses procédures, et sécuriser son activité face aux audits Qualiopi.

1. Réalisation d’un audit des process administratifs

J’ai commencé par un audit complet de l’existant. J’ai pris le temps d’analyser les outils utilisés, les circuits de validation, la gestion des inscriptions, la relation avec le cabinet comptable et les intervenants pédagogiques.

Très rapidement, j’ai pu identifier plusieurs axes d’amélioration :

• Des tâches répétitives non automatisées

• Un manque de visibilité sur les dossiers en cours

• Un besoin urgent de centralisation documentaire

• Une dépendance forte à la fondatrice pour toutes les décisions opérationnelles

2. Mise en place d’outils de gestion

Suite à cet audit, j’ai proposé une refonte des outils de pilotage administratif, adaptée aux contraintes d’un centre de formation Qualiopi.

Voici les actions mises en œuvre :

• Mise en place de tableaux de bord partagés (suivi des apprenants, planning formateurs, échéances de relances, etc.)

• Centralisation des documents administratifs dans un seul espace cloud sécurisé

• Création d’un outil de suivi des inscriptions, de la demande initiale jusqu’à la facturation

• Déploiement d’un tableau de bord Qualiopi pour anticiper les indicateurs clés à suivre

Ces outils ont été conçus sur mesure, en tenant compte des habitudes de l’équipe, et en garantissant une simplicité d’utilisation.

3. Coordination avec les partenaires externes

Pour renforcer l’efficacité globale, j’ai également travaillé à fluidifier les échanges avec les partenaires du centre de formation :

• Transmission des éléments comptables en temps réel au cabinet d’expertise

• Coordination avec l’équipe pédagogique pour les feuilles de présence, les attestations, les questionnaires.

• Préparation des documents nécessaires aux audits Qualiopi et aux prises en charge OPCO

Grâce à ce travail de mise en lien entre les différents acteurs, nous avons supprimé les doublons, évité les oublis, et optimisé le temps de chacun.

Les résultats : plus de temps, plus de clarté, plus de sérénité

Au terme de cette mission, les résultats ont été immédiats et mesurables pour la dirigeante du centre de formation.

Voici les bénéfices concrets qu’elle a pu constater (selon elle) :

• Un gain de temps estimé à 10h par semaine, libéré de tâches répétitives

• Une meilleure anticipation des échéances, grâce aux outils de pilotage

• Une réduction de la charge mentale, en délégant en confiance

• Une organisation conforme aux exigences Qualiopi, prête pour les audits

Mais surtout, elle a retrouvé du temps pour se concentrer sur son cœur de métier : l’accompagnement et le développement de nouvelles offres.

Pourquoi faire appel à un assistant administratif indépendant à Pau (64) ?

Cette mission illustre parfaitement la valeur ajoutée d’un assistant administratif freelance comme moi : je ne suis pas là uniquement pour exécuter, mais pour structurer, organiser, simplifier et optimiser (avec un oeil extérieur).

En tant qu’indépendant :

• Je m’adapte aux spécificités de chaque client

• Je propose des solutions concrètes, durables et sur-mesure

• Je travaille en proximité, en toute confidentialité

• Je vous libère du temps et de l’énergie pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment

Basé à Pau, j’interviens dans tout le département 64, aussi bien à distance qu’en présentiel selon les besoins.

Vous êtes un centre de formation Qualiopi à Pau ou dans le 64 ?

Vous vous reconnaissez dans cette situation ? Vous gérez un centre de formation certifié Qualiopi ou en cours de certification et vous avez besoin d’aide pour mettre de l’ordre dans votre administratif ? Je peux vous accompagner avec une approche personnalisée, pragmatique et humaine. Ensemble, nous mettrons en place une organisation fluide, efficace et conforme aux exigences des OPCO et de Qualiopi.

Contactez-moi pour discuter de vos besoins ou pour planifier un audit de votre organisation.

Je serai ravi d’échanger avec vous et de voir comment OFFICIX peut devenir votre meilleur atout administratif !