Article 2 : Être Office Manager à Pau : accompagner les entrepreneurs du Béarn dans la structuration et le développement de leur activité

Basé à Pau, au cœur du Béarn (64), j’accompagne les entreprises locales – startups, TPE, coachs ou infopreneurs – dans l’organisation et la gestion quotidienne de leur activité. Mon rôle ? Leur faire gagner du temps, les aider à structurer leurs projets, et leur offrir un vrai soutien opérationnel.

Aujourd’hui, je vous partage une mission menée avec passion : l’accompagnement d’un jeune entrepreneur palois, engagé dans la transformation agroalimentaire locale, pour développer une activité responsable, structurée et rentable.

🌿 Le contexte : une startup agroalimentaire paloise engagée et pleine d’ambition

Le client que j’ai accompagné est un entrepreneur du Béarn, installé à Pau (64), qui a récemment lancé une startup innovante dans l’agroalimentaire. Sa mission ? Transformer un produit brut en grain (graine, céréale ) en produits finis prêts à consommer, tout en favorisant :

• Les partenariats locaux avec les producteurs de la région

• Une production écoresponsable

• Une logistique courte et optimisée

Porté par une vision claire et engagée, il avait besoin d’un appui solide pour l’aider à structurer son activité, à organiser ses outils internes et à se libérer du temps pour se concentrer sur le développement commercial.

C’est dans ce cadre que j’ai été sollicité, en tant qu’Office Manager indépendant à Pau, pour intervenir au cœur de son organisation.

Ma mission : structurer, organiser et faciliter le quotidien

Lors de notre premier échange, l’entrepreneur m’a partagé sa volonté de professionnaliser ses process tout en gardant une grande agilité. En tant qu’Office Manager localisé à Pau, mon objectif était de lui permettre de se recentrer sur sa zone de génie : l’innovation et les partenariats.

1. Création d’un espace de travail Notion pour piloter l’activité

Nous avons commencé par centraliser l’ensemble des données stratégiques dans un espace de travail unique sur Notion, adapté aux spécificités de son activité

Ce workspace inclut

• Un tableau de bord de pilotage de l’activité

• Un suivi des fournisseurs locaux et des partenaires du Béarn

• Un tableau de gestion des stocks et des flux produits

• Un espace de planification des tâches hebdomadaires

• Un CRM simplifié pour suivre les prospects et les clients

Cet outil, pensé sur mesure, lui permet désormais d’avoir une vision claire de l’ensemble de son activité, d’anticiper les priorités et de mieux déléguer.

2. Suivi administratif des ventes : fluidité et rigueur

J’ai également mis en place un processus de suivi administratif complet des ventes :

• Émission des factures clients dans les délais

• Suivi des contrats de partenariat

• Relances automatiques des factures impayées

• Classement des pièces comptables pour faciliter les échanges avec l’expert-comptable

En structurant cette partie souvent négligée mais pourtant essentielle, nous avons réduit les retards de paiement, amélioré la relation client et renforcé la rigueur interne.

3. Organisation d’un lancement d’offre en ligne

Le dernier axe de la mission a été l’organisation d’un lancement d’offre commerciale, autour d’une nouvelle gamme de produits agroalimentaires transformés localement.

J’ai épaulé avec l'équipe marketing :

• La préparation du contenu marketing

• La planification des publications sur les réseaux sociaux

• La création des formulaires de commande et des pages de vente

• La mise en place d’un tunnel de conversion simple et efficace

Résultat : un lancement fluide et structuré, qui a permis à la startup de capter de nouveaux clients tout en assurant un suivi rigoureux des ventes.

Les résultats : clarté, performance et développement accéléré

Grâce à cette collaboration, l’entrepreneur a pu constater des résultats concrets dès les premières semaines

• +30% de productivité en deux mois (en moyenne)

• Une vision stratégique renforcée

• Un quotidien mieux organisé, avec une charge mentale réduite

• Une relation de confiance renforcée avec les partenaires du Béarn

• Une collaboration pérenne ;)

En tant qu’Office Manager (Palois, Pau) j’ai permis à ce porteur de projet de retrouver de la sérénité dans sa gestion, tout en gardant son énergie pour les missions à haute valeur ajoutée.

Pourquoi faire appel à un Office Manager à Pau (64) ?

Mon accompagnement dépasse le simple cadre administratif. ou de secrétaire. Je m’implique dans vos projets comme un véritable copilote de votre entreprise. À Pau, dans le Béarn, je suis convaincu que les petites structures, startups et indépendants méritent un soutien haut de gamme, souple et humain.

En tant qu’Office Manager indépendant dans le 64, j’interviens :

• Pour structurer votre activité dès le lancement

• Pour vous aider à gagner du temps et vous concentrer sur votre cœur de métier

• Pour mettre en place des outils de pilotage simples et efficaces

• Pour vous offrir un regard extérieur, stratégique et opérationnel à la fois

Mon approche est sur-mesure, bienveillante et ancrée dans la réalité terrain de l’entrepreneuriat local.

Officix : au service des entreprises du Béarn et de Pau

Chez OFFICIX, je mets mon expertise au service des entrepreneurs du Béarn et de Pau (64), avec une offre dédiée aux startups, coachs, organismes de formation et entreprises locales.

🔎 Besoin d’un Office Manager à Pau ? Parlons-en !

Si vous êtes basé à Pau ou dans les alentours, et que vous cherchez une solution d’accompagnement administratif et organisationnel, je suis à votre écoute.